刷卡認(rèn)證解決日常管理多重難題

  實(shí)現(xiàn)辦公設(shè)備的集中管理是該研究所的當(dāng)務(wù)之急，據(jù)用戶介紹，原有的文檔輸出設(shè)備品牌和采購(gòu)時(shí)間不統(tǒng)一，許多設(shè)備到了使用期限還在超負(fù)荷工作，導(dǎo)致IT部門(mén)耗費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行日常設(shè)備維護(hù)，無(wú)法專(zhuān)注開(kāi)展核心業(yè)務(wù)，各部門(mén)的辦公支出也難以核算。老舊的辦公設(shè)備缺少加密設(shè)置，導(dǎo)致打印出來(lái)的"機(jī)密"測(cè)試報(bào)告常常被誤拿，面臨泄密的風(fēng)險(xiǎn)。

  柯尼卡美能達(dá)OPS綜合提案服務(wù)中的刷卡管理解決方案就能很好地解決這些問(wèn)題。

  導(dǎo)入IC卡用戶認(rèn)證系統(tǒng)后，員工只需在電腦上確認(rèn)打印任務(wù)，走到任何一臺(tái)空閑的復(fù)合機(jī)前直接刷卡即可得到自己的打印文件。這樣的好處是，首先規(guī)避了打印輸出信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)；其二，均衡了設(shè)備負(fù)荷，員工也無(wú)需排隊(duì)等待打印，減少了時(shí)間浪費(fèi)；其三，由于個(gè)人IC卡信息唯一，通過(guò)刷卡錄入，個(gè)人打印信息將自動(dòng)歸入所屬部門(mén)以便統(tǒng)計(jì)。對(duì)于不必使用彩色打印的部門(mén)，可以設(shè)置打印權(quán)限和使用限量。系統(tǒng)每月將生成自定義格式報(bào)表，成本和使用情況一目了然。

  柯尼卡美能達(dá)的先進(jìn)設(shè)備還為用戶大力推行雙面打印和掃描到郵件（scan to me）等降低紙張成本的舉措，減少了不必要的紙張和碳粉的浪費(fèi)，經(jīng)后期統(tǒng)計(jì)已實(shí)現(xiàn)了20%的辦公成本縮減，環(huán)保效益也隨之提高。方案導(dǎo)入帶來(lái)的便捷性使得工作效率提升40%，從根本上促進(jìn)該研究所辦公效率全面升級(jí)。

  運(yùn)用二維碼實(shí)現(xiàn)文件智能歸檔

  檢測(cè)研究院時(shí)常有大批量報(bào)告文件需要?dú)w檔，純手工操作不僅浪費(fèi)時(shí)間，還容易出現(xiàn)錯(cuò)漏。研究院迫切希望以"智能"化自動(dòng)歸檔系統(tǒng)來(lái)取代傳統(tǒng)的人工操作，全面提升辦公效率和業(yè)務(wù)精準(zhǔn)度。而如何讓復(fù)合機(jī)像"人眼"一樣自動(dòng)識(shí)別掃描信息并進(jìn)行分類(lèi)？柯尼卡美能達(dá)給出了創(chuàng)新的二維碼分割系統(tǒng)。