在那種混合使用的環(huán)境中，往往會(huì)有辦公設(shè)備運(yùn)行和管理上的各種難題。“故障或更換耗材的頻率非常的高。IT部光是應(yīng)對(duì)公司內(nèi)各部門(mén)頻繁提出的修理要求就耗費(fèi)了大量的人力。再加上辦公設(shè)備的運(yùn)行成本很難掌握，這都是很棘手的問(wèn)題。”

  評(píng)估調(diào)查，實(shí)現(xiàn)使用情況和成本的可視化

  公司為了解決這些課題，向幾家辦公設(shè)備供應(yīng)商征求建議。經(jīng)過(guò)多方的討論比較，最終選擇了柯尼卡美能達(dá)的解決方案。

  選中柯尼卡美能達(dá)的重要理由就是柯尼卡美能達(dá)所提供的評(píng)估調(diào)查服務(wù)。此調(diào)查就是根據(jù)現(xiàn)有辦公環(huán)境中辦公設(shè)備的放置情況、過(guò)去1年辦公耗材成本與現(xiàn)有設(shè)備的輸出張數(shù)， 通過(guò)對(duì)管理者及使用者進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查等手段，對(duì)設(shè)備使用情況和成本等現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)查和分析。

  “以前，公司內(nèi)辦公設(shè)備的數(shù)量實(shí)在太多了，在公司里有什么設(shè)備，使用中的狀況到底是怎樣的，運(yùn)行成本是多少等問(wèn)題，從整體上把握是很困難的。多虧了柯尼卡美能達(dá)評(píng)估調(diào)查服務(wù)，使我們能夠很明確的掌握了這些信息。” 羅門(mén)哈斯公司的李先生這樣說(shuō)道。

  通過(guò)評(píng)估，就使得本來(lái)隱藏的問(wèn)題顯現(xiàn)出來(lái)了。比如，單一功能的不同品牌的辦公設(shè)備多臺(tái)使用；還存在耗材由使用設(shè)備的部門(mén)自行購(gòu)買(mǎi)等情況，無(wú)法對(duì)現(xiàn)有的辦公設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一的管理，其次，與辦公設(shè)備的數(shù)量相比，管理這些設(shè)備的工作人員實(shí)在太少了等課題。

  此外，通過(guò)對(duì)辦公設(shè)備使用現(xiàn)狀的調(diào)查和分析，找到了解決這些問(wèn)題的具體辦法。李先生舉了其中的一例: “要削減運(yùn)行成本，首先要能不斷地掌握打印和復(fù)印的使用情況，在根本上將這些統(tǒng)計(jì)結(jié)果可視化，然后，讓員工們看到這些統(tǒng)計(jì)結(jié)果，讓他們?cè)鰪?qiáng)削減辦公成本意識(shí)是非常有必要的。柯尼卡美能達(dá)提供的方案就是以這些問(wèn)題的調(diào)查和分析結(jié)果為基礎(chǔ)，通過(guò)使用裝載IC卡認(rèn)證選購(gòu)件的復(fù)合機(jī)、軟件及服務(wù)，對(duì)工作效率、成本、安全性等多個(gè)方面進(jìn)行最合理配置的解決方案。“改善后的效果用數(shù)字來(lái)體現(xiàn)是非常有幫助的。” 李先生這樣強(qiáng)調(diào)。他在綜合了性價(jià)比等方面，最后決定采用這個(gè)方案。